Guardare non significa vedere, e imparare a vedere è fondamentale per non sbattere violentemente mentre muovi la tua organizzazione verso:
- S: maggiore soddisfazione del cliente e maggiore sicurezza,
- Q: maggiore qualità dei prodotti e servizi,
- D (delivery): maggiore velocità di esecuzione,
- C: minori costi,
- M: maggiore morale e motivazione delle persone coinvolte.
Lo strumento che ti permette di vedere in modo oggettivo si chiama Value Stream Mapping.
Che cos’è la VSM?
Facciamo un veloce ripasso.
La Value Stream Mapping è uno strumento utilizzato per misurare e migliorare l’efficienza dei processi.
A seconda del livello di dettaglio, esistono diverse modalità con cui sviluppare la VSM. Le più diffuse sono due:
- Material and information flow analysis (MIFA)
- Swimlane o Makigami
La VSM consente di tracciare le metriche delle prestazioni e di identificare le fonti di spreco per apportare miglioramenti.
Il metodo prevede la mappatura visiva dell’intero processo produttivo dall’inizio alla fine (o anche rami specifici di esso), comprese tutte le fasi in cui il valore viene aggiunto o sprecato.
Queste informazioni servono per sviluppare un piano d’azione per il miglioramento.
Come funziona la VSM?
Il primo passo della Value Stream Mapping è la mappatura dello stato attuale del processo produttivo.
Questo include tutte le fasi coinvolte nella creazione del prodotto o del servizio, nonché tutte le attività relative allo stoccaggio o alla spedizione.
Una volta tracciato lo stato attuale, il passo successivo consiste nel tracciare lo stato futuro ideale del processo produttivo.
A tal fine, è necessario esaminare ogni fase e determinare quali modifiche apportare per renderla più efficiente ed efficace.
Infine, una volta mappati entrambi gli stati, è possibile creare un piano d’azione che delinea i passi specifici da compiere per raggiungere lo stato di efficienza futuro desiderato.
Come si possono usare le metriche chiave per misurare l’efficienza?
La rappresentazione grafica del flusso di valore è completa SE E SOLO SE vengono anche incluse le metriche che rendono oggettivo lo stato di salute del processo. Consapevolezza, condivisione e allineamento sono possibili in modo rapido solo se guidati da dati reali.
Citando Taiichi Ohno: “Tutto quello che facciamo è prestare attenzione alla linea del tempo, dal momento che il cliente ci manda l’ordine al momento in cui incassiamo il denaro. E riduciamo la linea del tempo attraverso la riduzione degli sprechi.”
Nel Lean Management infatti il KPI principale, che permette inoltre di confrontare qualunque stato iniziale e finale, è il Lead Time.
Per ridurre gli sprechi e quindi ridurre il Lead Time, le dimensioni da considerare nella caratterizzazione di un processo o di uno step del processo sono 5:
- S: maggiore soddisfazione del cliente e maggiore sicurezza,
- Q: maggiore qualità dei prodotti e servizi,
- D (delivery): maggiore velocità di esecuzione,
- C: minori costi,
- M: maggiore morale e motivazione delle persone coinvolte.
Operativamente, si parte dall’inserire un blocco di dati sotto ciascun post-it che rappresenta la fase del processo.
I dati imprescindibili sono:
- Tempo Ciclo (TC)
- Lead Time (LT)
- Indice di Qualità: completezza e accuratezza (C&A) per la swimlane e Qualità percentuale (Q%) per la MIFA
A cui si aggiungono spesso:
4) Disponibilità della risorsa (Availability – A%) intesa come tempo dedicato a quello specifico flusso di valore
5) Overall Equipment Effectiveness (OEE)
6) Tempo di cambio lavoro (Change over time – CO)
7) Dimensioni del lotto di lavoro (Batch size)
8) Risorse dedicate alla fase (Full Time Equivalent – FTE)
9) Quantità di materiale a stock o semilavorato (Materia Prima -MP- e work in process – WIP)
La situazione specifica eventualmente vi indicherà cosa aggiungere o togliere.
Da queste si possono ricavare dei KPI complessivi, come ad esempio il Tempo Ciclo Totale (TCtot), il Lead Time Totale (LTtot) e la resa di primo passaggio (First pass Yield – FPY).
Un KPI molto interessante è la resa di flusso ovvero il rapporto tra TCtot e LTtot che da una buona approssimazione del tempo di trasformazione rispetto a tutto il tempo da richiesta a soddisfazione della richiesta. Di solito, la differenza è di almeno due ordini di grandezza, ovvero minuti per il TCtot vs giorni per il LTtot, così come ore vs settimane. Provare per credere!
Una volta identificate le metriche chiave – come i tempi di ciclo, i livelli di inventario, i tempi di lavorazione, tracciando queste metriche nel tempo, sarete in grado di individuare le tendenze e le aree da migliorare.
Ad esempio, se i livelli di inventario aumentano costantemente senza che vi sia un corrispondente aumento delle vendite o del volume di produzione, ciò potrebbe indicare un problema nel flusso dei prodotti o una mancanza di risorse necessarie per la produzione.
Tracciando regolarmente queste metriche sarete in grado di identificare rapidamente i problemi, in modo da poterli affrontare prima che si trasformino in problemi più gravi.
Conclusioni.
Nell’ambiente competitivo di oggi è essenziale che le aziende trovino il modo di far funzionare i propri processi in modo efficiente ed efficace per rimanere competitive e redditizie. La mappatura del flusso del valore (VSM) offre alle aziende un modo eccellente per farlo, aiutandole a identificare le metriche chiave e le aree di spreco, in modo da poter apportare miglioramenti di conseguenza.
Con una corretta implementazione delle tecniche di VSM, le aziende possono assicurarsi che i loro processi funzionino in modo efficiente, risparmiando anche sui costi inutili associati a processi inefficienti!