RACCOLTA – Nell’ultima raccolta di strumenti e concetti Lean dell’anno, il nostro Managing Editor di Planet Lean raccoglie e cura i migliori articoli sull’applicazione della strategia (Hoshin Kanri).
Autore: Roberto Priolo , Managing Editor, Planet Lean
Mentre ci avviciniamo alla fine dell’anno, molti di voi penseranno già ai prossimi 12 mesi. In effetti, probabilmente ci stai già pensando da un po’. Cosa dovranno raggiungere le aziende per avere successo? Quali sono i suoi obiettivi? Quali problemi dovranno risolvere per prosperare?
La strategia è una parte fondamentale del lavoro di un leader. La domanda è: questa strategia è disegnata sulla base delle ipotesi e delle convinzioni di quel gruppo dirigente o è spiegata guardando dati e problemi reali e con il contributo del resto dell’organizzazione? Questa strategia delinea miglioramenti attuabili che hanno una chiara correlazione con il raggiungimento degli obiettivi aziendali? Le persone comprendono qual è il loro contributo a tali obiettivi?
Se stai cercando di rispondere a queste domande, l’implementazione della strategia (Hoshin Kanri, se stai cercando il termine giapponese) potrebbe essere l’approccio giusto per te.
Iniziamo con la sua definizione.
DEFINIZIONE DI HOSHIN KANRI
Secondo il Lean Lexicon , Hoshin Kanri è “un processo di gestione che allinea – sia verticalmente che orizzontalmente – le funzioni e le attività di un’organizzazione con i suoi obiettivi strategici. Un piano specifico, in genere annuale, viene sviluppato con obiettivi, azioni, scadenze, responsabilità e misure precise. ”
Il lessico continua spiegando come l’hoshin spesso inizi come un processo dall’alto verso il basso all’avvio della trasformazione snella. “Tuttavia, una volta stabiliti gli obiettivi principali, dovrebbe diventare un processo top-down e bottom-up che coinvolge un dialogo tra senior manager e team di progetto sulle risorse e sul tempo disponibili e necessari per raggiungere gli obiettivi. Questo dialogo viene spesso chiamato catchball (o nemawashi) quando le idee vengono lanciate avanti e indietro come una palla. ”
Uno degli obiettivi primari di hoshin kanri è quello di identificare quei progetti che sono necessari ma anche realizzabili, quelli che coinvolgeranno persone di tutte le funzioni ed effettueranno cambiamenti il cui effetto positivo si farà sentire in tutta l’azienda.
Nel corso del tempo, man mano che la trasformazione Lean avanza e la società acquisisce maggiore familiarità con il processo, hoshin “dovrebbe diventare molto più bottom-top-bottom, con ciascuna parte dell’organizzazione che propone azioni al senior management per migliorare le prestazioni“.
Secondo Flavio Picchi, presidente del Lean Institute Brazil, “Hoshin allinea la leadership in senso orizzontale e verticale, collegando le iniziative di problem solving e miglioramento a diversi livelli dell’azienda con obiettivi organizzativi, evitando così sforzi dispersi”. In questo articolo , discute 10 problemi strategici che hoshin può aiutarti a risolvere.
FOCUS SU CRITICAL BUSINESS PROBLEM
Un altro membro del Lean Global Network, Christopher Roser, definisce hoshin come “una combinazione di un elenco di cose da fare con priorità e PDCA” (leggi l’articolo qui ). Questo punto sulla definizione delle priorità è abbastanza importante, perché scegliere le battaglie che vogliamo combattere è fondamentale per raggiungere il successo continuo.
Questa sembra essere l’esperienza di uno stabilimento di Velux in Polonia , che è stato in grado di ridurre drasticamente la sua lista di KPI usando hoshin kanri. “Prima di implementare l’implementazione delle politiche, eravamo soliti annegare in dati e KPI e le persone si stavano davvero confondendo. Inoltre, abbiamo finito per usarne solo alcuni. Hoshin ha semplificato il nostro sistema di riunioni giornaliere e limitato il numero di KPI che seguiamo (da 117 a 18 in un caso). Ci ha costretto a ridefinire i nostri obiettivi e, di conseguenza, ha dato a tutti una chiara comprensione delle proprie responsabilità. Nella nostra nuova struttura, gli obiettivi vengono messi in sequenza dall’alto verso il basso e i problemi vengono intensificati dal basso verso l’alto ”.
Un altro grande esempio di un’applicazione di successo di hoshin viene da Itaú Unibanco in Brasile. In questo articolo , Victor Catisse e Robson Gouveia spiegano come questo approccio ha aiutato la banca a stabilire le priorità e a risolvere i suoi problemi. Ci ricordano anche quanto può essere utile utilizzare una stanza Obeya per tenere traccia delle attività di risoluzione dei problemi e capire i passi successivi. Guarda questo video per visitare una stanza di Obeya in un centro oncologico in Brasile con il CEO dell’organizzazione e scoprire come usano la stanza per guidare il loro hoshin. In un altro video, ascoltiamo il direttore di un hotel a Tenerife.
Per capire quanto sia importante l’implementazione della strategia in un’organizzazione snella, leggi questo articolo di Jim Womack. Descrive la pianificazione di Hoshin come uno dei tre elementi chiave di un sistema di gestione snella – insieme al pensiero A3 e alla gestione quotidiana – ma vede anche problemi nel modo in cui viene utilizzato nella maggior parte delle organizzazioni.
Jim scrive: “I piani di Hoshin sono sviluppati dall’alto, senza feedback dai livelli inferiori sulle risorse disponibili o sui conflitti tra i piani di Hoshin e i sistemi di performance di gestione e budget preesistenti con i loro KPI. … – di solito non riescono a completare e sostenere il loro hoshin. “L’avvertimento di Jim è uno di quelli di cui dovresti prendere nota:” Non porre domande critiche sul metodo di distribuzione ed essere realistici riguardo alle risorse nella causa chiave del fallimento di hoshin. ”
Una delle cose che il pensiero snello fa meglio è rendere il lavoro facile da eseguire. Se guardiamo a hoshin in questo modo, possiamo dire che ciò che fa è effettivamente prendere il lavoro del management (in questo caso, fare ed implementare le strategie) e scomporlo in piccoli pezzi per garantirne che sia facile da definire, tracciare e completare . L’ospedale Vall d’Hebron, il più grande ospedale della Catalogna, è stato pioniere all’utilizzo di Hoshin Kanri nell’ assistenza sanitaria. In questo articolo, il loro ex CEO afferma: “Hostin è il luogo in cui si combinano pianificazione strategica e operazioni quotidiane. Gli indicatori KPI che segui vengono utilizzati per valutare l’efficacia dei piani che stai implementando e per garantire che settimanalmente, mensilmente e annualmente stiamo lavorando come dovremmo.
Hoshin riflette un cambiamento fondamentale che ha avuto luogo nella cultura organizzativa. In questi giorni, sono gli obiettivi organizzativi che discendono dalla gestione dell’ospedale, non le indicazioni. Al livello inferiore dell’organizzazione, le persone sanno esattamente cosa devono fare per raggiungere gli obiettivi che contribuiranno collettivamente al raggiungimento di quegli obiettivi a livello di ospedale. ”
HOSHIN È DIFFICILE?
In breve, hoshin kanri ti consente di concentrarti su ciò che è veramente importante per il successo del business e di trasformare gli obiettivi dell’azienda in scopi fruibili che le persone di diversi livelli possono affrontare. Questo, a sua volta, definisce i loro ruoli e li aiuta a vedere il loro contributo al successo dell’azienda (in questo senso, è un ottimo strumento per favorire il coinvolgimento).
Una delle cose che lo rende piuttosto impegnativo è il fatto che il management soffre tipicamente di breve termine, mentre l’hoshin kanri (molto simile al pensiero snello stesso) funziona meglio quando viene definito e comunicato a tutti nell’organizzazione uno scopo chiaro e di lungo termine.
Mentre sviluppi il tuo hoshin, è consigliabile inquadrare il tuo piano per il prossimo anno (ad esempio) nel contesto della tua missione a lungo termine. Il vero nord non è raggiungibile a breve termine. Tuttavia, se capiamo come sfruttarlo appieno, hoshin kanri può rappresentare un potente strumento che ci aiuta a organizzare il nostro pensiero e le nostre attività ed ad identificare i passi che dobbiamo compiere per raggiungere la nostra destinazione.
Prendi IOV, il centro ocologico citato prima, per esempio. Si affidano a Hoshin Kanri per adempiere alla loro missione di rendere più sopportabile il peso della malattia alle persone – un obiettivo onorevole e alto che non può essere raggiunto a breve termine.
Quindi, Hoshin è difficile da usare? Dipende dai comportamenti del management, come ci ricorda Michael Ballé in questo articolo di Gemba Coach . Scrive: “Se utilizzato come tecnica di pianificazione transazionale, può accendere il management team creando ulteriore frustrazione, demotivazione e disimpegno. Per funzionare come dovrebbe, hoshin kanri richiede al management una visione molto chiara della dimensione del miglioramento, e una forte pratica di gemba walk per vedere di persona la realtà delle situazioni lavorative e comprendere abbastanza bene i punti di forza e di debolezza delle persone da avere idee pratiche su come aiutarli a raggiungere i propri obiettivi anche quando sono bloccati. ”
COME INIZIARE CON HOSHIN E QUANDO?
Non esiste un regolamento su quando hoshin kanri può o deve essere introdotto, perché ogni situazione è unica e richiede un approccio unico. Tuttavia, possiamo imparare dall’esperienza dell’Ospedale Vall d’Hebron. Nel loro articolo , Vicenç Martínez Ibañez e Antoni Campos Rubiño ci dicono: “Quando si tratta di hoshin, la lezione più critica che abbiamo imparato è che non puoi farlo senza creare stabilità nei tuoi processi e orientare tutti verso lo stesso obiettivo. Se lo avessimo spiegato all’inizio, non ci saremmo riusciti. Con tutte le cose snelle, devi quasi aspettare che le persone chiedano il prossimo avanzamento del viaggio – quando sono migliorate al punto da essere bloccate e devono passare al livello successivo.” Queste sono idee importanti da interiorizzare.
Una volta che sei pronto a dare il via ai tuoi sforzi con Hoshin, la prossima domanda che ti porrai è: “Come?”
Dovresti concentrarti su problemi a livello di processo o problemi a livello organizzativo?
La semplice risposta è che dovresti iniziare ovunque ci siano i problemi che vuoi risolvere, a condizione che esista un sistema per la responsabilità quotidiana e che le commissioni siano presenti in ogni livello e comunicare tra loro in tutta l’organizzazione”.
Ovunque porti il tuo hoshin, la prima cosa che noterai è un marcato aumento della visibilità dei problemi e delle opportunità di miglioramento.
- Inizia a livello organizzativo e vedrai chiaramente cosa devi migliorare nel tuo flusso di valore complessivo, che a sua volta indicherà quale contributo dovresti aspettarti dai diversi settori.
- Inizia a livello di processo e imparerai come le singole cellule possono contribuire al successo di quel processo.
“Il lavoro deve essere tradotto in contributi individuali da ciascun livello nell’organizzazione o, a livello di processo, da ogni componente nell’area di produzione. In questo modo, le lacune diventeranno presto più facili da individuare e con loro le opportunità di miglioramento.
Dai un’occhiata a questo articolo per avere importanti consigli su come funziona nella pratica Hoshin Kanri. E qui troverai il sistema applicato in un contesto di vita reale (in questo caso, un Ministero nei Paesi Bassi).
Prima di salutarci, voglio condividere un ultimo pezzo, questa volta tratto dalla nostra pubblicazione gemella The Lean Post. Qui, Mark Reich ci fornisce una metafora molto potente per spiegare l’hoshin: “Un corpo in cui i muscoli sono lasciati all’atrofia è debole, non adattivo e competitivo. Tuttavia, i muscoli hanno bisogno di qualcosa a cui connettersi, qualcosa che li colleghi l’uno all’altro. I singoli muscoli devono essere allineati ad uno scheletro che fornisce uno scopo e un modo di pensare comuni. In questo modo, il miglioramento continuo e l’hoshin si completano a vicenda se praticati correttamente. Il miglioramento continuo rafforza il corpo; Hoshin lo tiene insieme. ”
L’AUTORE
Roberto Priolo, Managing Editor Planet Lean.
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