Quanto tempo passi ogni mese a creare presentazioni e report che nessuno legge? Ti capiamo bene, è davvero frustrante perdere tempo quando avresti altre 100 attività da seguire.
Autore: Anna Tagliapietra, Lean Coach, Istituto Lean Management.
Questo articolo non ti racconta come allineare gli elementi, o fare animazioni (che comunque sarebbe meglio evitare), ma ti elenca quegli elementi fondamentali per creare slide efficaci e gestire una presentazione che ottiene il risultato voluto.
Gli elementi sono:
1. Contesto
2. Audience
3. Pulizia
Creare e condividere presentazioni efficaci è anche un modo per rispettare i 5 Principi Lean diffusi da Womack e Jones nel ben noto “Lean Thinking”:
1. Valore dal punto di vista del Cliente
Una presentazione deve aiutare chi riceve il messaggio a prendere delle decisioni giuste e ragionate; per questo sia il contenuto che il formato devono essere definiti dai suoi requisiti non da quello che noi autori pensiamo sia utile o interessante.
2. Eliminare gli Sprechi
Togliere tutto quello che non è strettamente necessario riduce i tempi di esecuzione e la possibilità di difetti e rilavorazioni.
3. Flusso
Standard: reinventare la ruota ad ogni report o PowerPoint non ci aiuterà a fare bella figura, ma solo a sentirci più frustrati quando ci renderemo conto che abbiamo solo “perso tempo”.
4. Pull
Anche le informazioni possono essere “tirate” dal Cliente e messe a disposizione come servono e quando servono.
5. Miglioramento continuo
Smettere di pensare che “sono loro che non capiscono” e accettare che siamo noi a non esserci spiegati ci dà un’occasione meravigliosa di riflettere e migliorare continuamente il nostro processo per tendere alla perfezione.
Cos’è una presentazione?
Sembra una domanda trabocchetto, ma in realtà sono poche le persone che si fermano a pensarci davvero.
Fare una presentazione significa portare il nostro interlocutore dal punto A nel quale è ora al punto B che è dove vogliamo che arrivi alla fine del nostro intervento.
A e B sono credenze, conoscenze, decisioni che vanno prese, ed il nostro intervento serve a riempire lo spazio che c’è tra quello che sanno ora e quello che vogliamo che sappiano dopo.
Immaginali come due quadrati, uno grigio e uno rosso, tra i quali tu costruisci una strada slide dopo slide.
La maggior parte delle presentazioni che vedo da 15 anni a questa parte cercano disperatamente di ottenere questo risultato sovrapproducendo informazioni da una slide all’altra seguendo una logica che solo l’autore percepisce.
In questo articolo capirai come assicurarti che la tua prossima presentazione assomigli molto più a questo percorso nella figura qui sotto!
1. Contesto
La differenza tra comunicazione e conversazione è che la prima ha un obiettivo, uno scopo preciso, la seconda solo a sfogarsi o creare un rapporto.
Lo scopo di una presentazione aziendale è fornire al management informazioni necessarie a prendere una decisione, o avvalorare con i dati una nostra scelta (es. prodotto da eliminare, progetto di miglioramento da sponsorizzare, ecc).
Ma non tutte le presentazioni sono uguali!
Ecco, quindi, perché il primo elemento da prendere in considerazione è il contesto.
• A cosa serve questa presentazione?
• Quanto tempo hai a disposizione?
• Quante persone ci saranno?
• Il momento è formale o informale?
Queste domande ti guideranno nel decidere il numero di slide, il livello di dettaglio nel quale scendere, il linguaggio che userai (e anche se metterti in giacca e cravatta o meno).
Il primo punto è particolarmente importante. Secondo la teoria dei Jobs to be done (Clayton Christensen) le persone non comprano un prodotto per il prodotto in sé, ma per il compito che quel prodotto permette loro di portare a termine.
Funziona nello stesso identico modo quando si tratta di una presentazione in PowerPoint: le slide che prepari non sono quello che il manager o il cliente compra, ma sono lo strumento che loro acquistano per prendere delle decisioni, dimostrare una tesi, aumentare la loro reputazione.
Calarti nei panni del tuo cliente interno e capire qual è il compito che le tue slide gli permettono di portare a termine, ti guideranno a selezionare le informazioni migliori ed a soddisfarlo completamente.
In termini Lean diremmo che prima di metterti al computer devi pensare a cosa è di Valore per il cliente, raccogliendo i suoi requisiti per non sovrapprodurre e sovraelaborare inutilmente l’informazione che stai creando.
Il tuo manager non ti dà queste informazioni? Vai a gemba e parla con le persone! Nessuno ti impedisce di chiedergli dettagli nel momento in cui ti affida il compito: quante slide? Quale formato? Template corporate o qualcosa di più snello? I dati degli ultimi 10 anni o bastano quelli dello scorso trimestre?
Parla con le altre persone convocate alla riunione e chiedi loro se sanno qual è l’obiettivo principale, il risultato che si vuole ottenere, chi sono gli interlocutori.
2. Audience
Il pubblico è tutto.
È lui che devi guidare dal punto A al punto B e non puoi farlo senza avere chiaro cosa sa ora, quali sono le sue resistenze, il suo livello di competenza.
In molti post e articoli leggo che per fare una presentazione efficace bisogna evitare termini tecnici. Falso.
Se il tuo pubblico (possono anche essere semplicemente due colleghi) è composto da professionisti, evitare il linguaggio tecnico ti farà sembrare solamente meno preciso.
Investi almeno 15 minuti ad elencare su un foglio quali sono le obiezioni che ti aspetti e le domande che potrebbero farti, e struttura la presentazione per smontarle una dopo l’altra seguendo un filo logico preciso e limpido.
3. Evita l’eccessivo carico cognitivo facendo pulizia
Se in qualche slide ti viene il dubbio se toglierla o tenerla, toglila.
L’ansia da spazio bianco nelle slide lo paragono sempre al terrore che in molti hanno delle pause quando parlano in pubblico.
Lo spazio bianco sono le pause nella tua presentazione.
Mette in evidenza i dati, conferisce pathos, alleggerisce il carico cognitivo.
Ogni volta che mostriamo dei dati al nostro pubblico lo stiamo costringendo a fare uno sforzo mentale: questo è il carico cognitivo.
Abbiamo una finestra di 3 – 8 secondi nella quale il nostro interlocutore decide se continuare a prestarci attenzione o smettere di guardare.
Il tuo compito, dunque, è togliere tutto ciò che non è strettamente necessario alla trasmissione del tuo messaggio.
Ricorda sempre che qualcosa di complesso da guardare viene percepito immediatamente come difficile da fare.
Pensa prima di aprire PowerPoint
Prima di accendere il computer prendi un pacchetto di Post It e crea lo Storyboard.
Immagina di dover portare il tuo pubblico da A a B in 3 passaggi: quali sono?
Ogni discorso efficace ha dei nodi, che sono i concetti chiave che vuoi sviluppare in una sequenza logica di quindi. Un crescendo di informazioni che si chiude con una sola decisione possibile: quella che tu stai proponendo.
Lo Storyboard ti aiuta anche nella fase di esposizione perché fissa nella tua mente quei tre o quattro punti fondamentali che sarai in grado di raccontare anche se succedesse (e succede) un disastro tecnologico come proiettore che non funziona, connessione che salta, telecomando per le slide senza batteria.
Applica le 5S alle tue slide
I miei comandamenti:
• Usa una sola font in due pesi (grassetto e leggero) e dimensioni (titolo e corpo)
• NON usare le caselle di testo, ma lavora con i layout delle slide
• Scegli uno stile e portalo avanti in tutte le slide
• Avrai una e una sola animazione a disposizione e si chiama “tutto insieme”
• Il testo non può essere più piccolo di 14pt
• Se una informazione è inutile, buttala (non ti affezionare)
• I puntini di sospensione si usano solo nelle lettere d’amore
• Controlla l’ortografia
• Controlla l’ortografia
• Controlla l’ortografia (perché, è non e’)
Pulisci i grafici
Il carico cognitivo è pericoloso soprattutto nella visualizzazione dei dati, che è uno degli aspetti che nella quasi totalità delle organizzazioni in cui lavoro è completamente ignorato.
I grafici ed i dati sono, spesso, il momento in cui nascono discussioni infinite che mandano a monte riunioni, decisioni, ore di lavoro preliminare.
La regola aurea nel preparare una presentazione con i dati è: non inserire nessun numero che non sei perfettamente in grado di giustificare e spiegare.
Perché è esattamente il numero o il dato che l’interlocutore ti chiederà.
(E magari non è nemmeno importante ai fini della presentazione).
Come responsabili del miglioramento dei processi siamo innamorati dei nostri numeri che dimostrano la riduzione dei tempi, la vittoria sulla variabilità, la capacità aumentata grazie agli standard work.
Ma sono i nostri numeri.
L’analisi dei dati ha due fasi:
• analisi esplorativa: è quella dove giriamo e rigiriamo i database creando Box Plot, carte di controllo, test delle ipotesi con annesse verifiche dei residui.
• Analisi esplicativa: è la selezione delle informazioni strettamente necessarie al nostro interlocutore per prendere le decisioni giuste.
E per farlo il consiglio è eliminare qualsiasi visualizzazione che non facilmente comprensibile – il livello lo stabilisce l’audience.
Una volta scelti i grafici da tenere, rendili il più leggibili possibile togliendo i contorni, usando i colori in modo chiaro per specificare le categorie e allineando il testo.
Ricorda sempre che leggiamo da sinistra verso destra e dall’alto verso il basso, e questo vale anche per le slide e per gli elementi di un grafico.
Conclusioni
Troppo spesso sottovalutiamo il peso dell’estetica dell’informazione pensando che tutti riusciranno ad arrivare alla sostanza, purtroppo la parte del cervello con la quale il nostro interlocutore percepisce la presentazione è quella rettile.
Che smette di ascoltare quando pensa che sia troppo complessa.
Che viene attirata da dettagli a caso se non è guidata da una sequenza chiara, semplice ed emozionante.
Puoi continuare a pensare che sono loro che non capiscono, oppure cominciare a fare slide e presentazioni che ottengono esattamente il risultato che tu vuoi.
PS. Questo articolo non ha la presunzione di essere esaustivo, i temi che abbiamo trattato sono alla base di moduli formativi che durano decisamente più di questi scroll, ma in attesa di poter partecipare ad uno di questi ti consigliamo di leggere “Data Storytelling” di Nussbaumer – Knaflic.
L’ AUTORE
Anna Tagliapietra, Lean Coach, Istituto Lean Management
Per ulteriori informazioni contattaci cliccando qui oppure scrivici a: info@istituto-lean.it
Se vuoi leggere ulteriori articoli di approfondimento sulle tematiche lean e rimanere aggiornato sulle attività dell’Istituto Lean Management iscriviti alla nostra Newsletter compilando il modulo qui sotto.
