In questa articolo parliamo dell’Obeya Room e vediamo perché è uno strumento molto potente per guidare il miglioramento della vostra organizzazione.
Ti sembra mai che, nella tua trasformazione lean, molte delle difficoltà che incontri siano legate alla dicotomia tra il flusso orizzontale del valore e l’organizzazione verticale, in silos, dei diversi reparti?
È comprensibile. Ed è anche un grattacapo.
Se dimentichi che ai tuoi clienti non importa come organizzi i tuoi processi interni e si aspettano semplicemente che proceda tutto per il verso giusto e senza intoppi (il che richiede una stretta collaborazione tra le funzioni aziendali), ti ritroverai molto presto in seria difficoltà. Allo stesso modo, è ingenuo aspettarsi di poter creare un’organizzazione completamente piatta che ignora le conoscenze specialistiche di cui ogni reparto è depositario.
Allora, cosa fare?
Un modo per risolvere questo dilemma è usare un Obeya. In giapponese, Obeya significa “grande stanza” – spesso tradotto come “stanza della guerra” per la sua funzione. Si tratta di uno strumento molto potente per facilitare il lavoro di squadra e gestire meglio i progetti (è particolarmente utilizzata per gestire lo sviluppo di nuovi prodotti, ma può essere usato ovunque – spesso come “centro di controllo” per l’implementazione della strategia).
Michael Ballé scrive: “Un Obeya è uno strumento di lavoro di squadra: aiuta i manager dei diversi reparti a risolvere i problemi al di là dei loro confini. Come parte di un progetto o di un team di gestione, ciò che l’Obeya dovrebbe darvi è un’idea chiara di ciò su cui i vostri colleghi stanno lavorando e perché (così come il motivo per cui pensano che ciò che stanno facendo sia di aiuto), in modo che possiate vedere voi stessi come li state aiutando o come gli state creando (inconsapevolmente) ulteriori problemi”.
Una condizione per l’efficacia di un’Obeya è la padronanza della gestione visiva.
Un Obeya room sarà coperta da grafici, tabelle, foto e, naturalmente, A3 (se ancora non conosci il metodo A3 qui in interesante articolo) che mostreranno il piano e le sue pietre miliari, tracciando i progressi rispetto alle aspettative ed elencando le potenziali contromisure ai problemi individuati.
Le origini di questo strumento
All’inizio degli anni Novanta, Takeshi Uchiyamada, ingegnere capo della Toyota, ha dovuto affrontare una sfida a dir poco difficile: progettare l’auto del XXI secolo, con obiettivi di consumo di carburante molto aggressivi.
In meno di tre anni, la prima auto ibrida, la Prius, è stata immessa sul mercato – 15 anni prima della concorrenza. Per realizzare una simile impresa, l’ingegnere capo ha dovuto anche inventare un nuovo approccio di sviluppo del prodotto e del processo. Ha progettato un nuovo tipo di gestione visiva, che da allora si è diffuso in tutti gli uffici tecnici della Toyota: l’Obeya.
L’ obiettivo di un Obeya
Un obeya non è un altro strumento di gestione del progetto. L’obiettivo non è né di rivedere i progressi né di dare priorità alle caratteristiche.
L’obiettivo è piuttosto quello di pensare profondamente, di parlare, di discutere sui temi principali del progetto. È uno spazio di scoperta”. Per scoperta si intende l’apprendimento di come il nostro prodotto crea valore per il cliente e, successivamente, di come produrre nel modo più efficiente.
Ma su cosa dovrebbe concentrarsi un’Obeya?
- Lamentele dei clienti – “L’Obeya serve a creare uno spazio per pensare ai nostri clienti e al valore che offriamo”.
- Indicatori chiave di performance e obiettivi di miglioramento (in particolare, focalizzati su un obiettivo dinamico e agli A3 completati) – “Ogni squadra ha bisogno di un modo chiaro, univoco, di segnare punti, di tenere traccia degli avanzamenti, per giocare insieme la partita – ogni sport ha ideato uno schema di punteggio”.
- Cambiamenti in arrivo che ci riguardano tutti – “Condividendo i cambiamenti pianificati nell’Obeya Room possiamo iniziare a pensare agli ostacoli e alle questioni specifiche per preparare le squadre al cambiamento”.
- Una descrizione dei sistemi o delle tecnologie chiave che devono essere combinati insieme per creare un prodotto o un servizio completo: l’Obeya deve aiutarci a capire come creare valore e dove si annidano i problemi di interfaccia, e in particolare, sradicare le convizioni nascoste nei nostri ragionamenti che porteranno a costi e sprechi superflui.
I nostri articoli mirano a contribuire alla diffusione dei concetti Lean. Crediamo che il pensiero snello e la pratica possano aiutare a ” fare sempre meglio”.
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