{"id":7201,"date":"2021-03-24T07:00:44","date_gmt":"2021-03-24T07:00:44","guid":{"rendered":"https:\/\/istitutolean.it\/?p=7201"},"modified":"2021-03-11T09:22:39","modified_gmt":"2021-03-11T09:22:39","slug":"rendere-il-manuale-della-qualita-uno-strumento-competitivo-di-uso-quotidiano-in-3-passi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/rendere-il-manuale-della-qualita-uno-strumento-competitivo-di-uso-quotidiano-in-3-passi\/","title":{"rendered":"Rendere il Manuale della Qualit\u00e0 uno strumento competitivo di uso quotidiano in 3 Passi"},"content":{"rendered":"<p><strong>75.508. Questo \u00e8 il numero di aziende certificate ISO 9001:2015 in Italia a fine 2020 secondo Accredia, l\u2019ente italiano di accreditamento.<\/strong><\/p>\n<hr \/>\n<p><em>Autore: Matteo Consagra, Lean Coach, Istituto Lean Management.<\/em><\/p>\n<hr \/>\n<p>Sono ormai 20 anni che collaboro, prima da dipendente poi da consulente, con <strong>aziende di ogni dimensione<\/strong>, dalle mega multinazionali alle piccole aziende artigianali. <strong>Un elemento le accomuna tutte<\/strong>: qualsiasi attivit\u00e0 non essenziale per la continuit\u00e0 operativa viene congelata nei giorni o settimane precedenti la visita di controllo annuale dei certificatori.\u00a0<strong>Tutti sono impegnati a verificare e, eventualmente, ricreare le condizioni indicate nella normativa e nel proprio manuale della qualit\u00e0.<\/strong><\/p>\n<p>Accredia ha pure indagato le ragioni per cui le aziende richiedono l\u2019ISO 9001:2015: un peso rilevante riveste l\u2019obbligo legale di certificazione per partecipare ad alcuni bandi e gare; altre forti motivazioni sono costituite dall\u2019indubbio prestigio che l\u2019azienda acquista una volta certificata e dal desiderio in questo senso manifestamente espresso dai clienti.<\/p>\n<p>D\u2019altra parte, la certificazione ha dimostrato di avere un \u201ceffetto neutrale\u201d sugli equilibri finanziari e le misure di produttivit\u00e0 (Fonte Accredia).<\/p>\n<p>Diventa abbastanza facile, a questo punto, capire perch\u00e9, per molti, il manuale della qualit\u00e0 sia sinonimo di un sacco di documenti da preparare solo per la visita ispettiva dell&#8217;ente certificatore, di burocrazia che rallenta i processi o, ancora, di pura teoria scritta in un tomo che nessuno considera veramente.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>LA RIVOLUZIONE DI INDUSTRIE GRAFICHE BRESSAN (IGB)<\/h2>\n<p><strong>IGB<\/strong>, una delle organizzazioni con le quali sto direttamente collaborando, ha deciso di ristrutturare completamente il proprio manuale della qualit\u00e0, affinch\u00e9 diventi uno strumento competitivo di uso quotidiano.<\/p>\n<p><strong>L\u2019azienda negli ultimi anni \u00e8 cambiata molto<\/strong> a causa di:<\/p>\n<ul>\n<li>una veloce crescita dovuta, anche, ad alcuni brevetti che stanno incontrando il favore dei clienti, soprattutto nel mondo farmaceutico;<\/li>\n<li>un cambio generazionale inaspettato e traumatico al vertice;<\/li>\n<li>il COVID, ovviamente.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il tipo di clientela e la volont\u00e0 dell\u2019azienda di competere su qualit\u00e0 e servizio hanno sempre spinto l\u2019azienda a sviluppare, tracciare e implementare pratiche eccellenti, \u201cda manuale\u201d. E questo \u00e8 andato bene fino a che i cambiamenti non hanno iniziato a susseguirsi con sempre maggiore velocit\u00e0 e magnitudo.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>CHI \u00c8 RESPONSABILE DELLA GESTIONE DEL MANUALE DELLA QUALIT\u00c0<\/h2>\n<p>Tre anni fa si sono resi conto che qualcosa doveva cambiare nel profondo della struttura. <strong>Hanno quindi iniziato il loro viaggio nel lean management<\/strong>:<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">a) <strong>hanno ripensato la propria strategia<\/strong> per i successivi 3-5 anni e a come declinarla a tutti i livelli (il processo che nel lean viene chiamato <a href=\"https:\/\/istitutolean.it\/cose-hoshin-kanri\/\"><em><strong>hoshin kanri<\/strong><\/em><\/a>);<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">b) <strong>sono partiti con un progetto pilota<\/strong> che ha velocemente dato ottimi risultati;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">c) <strong>hanno esteso l\u2019approccio ad ogni area dell\u2019azienda<\/strong> (\u201cgo deep and then go wide!\u201d).<\/p>\n<p>Tutti questi cambiamenti dovevano, per\u00f2, trovare riscontro nel manuale della qualit\u00e0. E dico \u201cper\u00f2\u201d perch\u00e9 \u00e8 emerso immediatamente che la fruibilit\u00e0 e la possibilit\u00e0 del classico manuale di essere aggiornato alla &#8220;vecchia maniera&#8221; avrebbe o ingessato l&#8217;organizzazione o reso obsoleto il manuale in brevissimo tempo.<\/p>\n<p><strong>Mantenere allineata teoria e pratica \u00e8 possibile solo se la responsabilit\u00e0 di farlo \u00e8 condivisa e arriva ai livelli pi\u00f9 periferici dell\u2019organizzazione<\/strong>. \u00c8 una transizione traumatica in molti casi, ma rimanere ancorati alle vecchie pratiche lo sarebbe di pi\u00f9 nel lungo periodo in termini di capacit\u00e0 dell\u2019organizzazione di evolvere.<\/p>\n<p><strong>Da circa 6 mesi \u00e8 partita la rivoluzione<\/strong>. Hanno deciso di <strong>ristrutturare i ruoli e le responsabilit\u00e0<\/strong> di tutta l&#8217;organizzazione a ogni livello e di <strong>fare ordine e pulizia <\/strong>tra tutte le pratiche e i processi fino a quel momento in atto. Utilizzando alcuni degli strumenti appresi nei progetti precedenti, hanno iniziato a mappare i reali processi in atto a tutti i livelli, in funzione delle responsabilit\u00e0.<\/p>\n<hr \/>\n<h2>MAPPARE E ASSICURARE LA STABILIT\u00c0 DEI PROCESSI<\/h2>\n<p><strong>La mappatura di un processo permette di vedere come si svolge nella realt\u00e0 e di far emergere le anomalie e gli sprechi<\/strong> annegati nella battaglia quotidiana e, quindi, rimuoverli o almeno calmierarli. Ci\u00f2 che rimane va stabilizzato attraverso la definizione degli standard operativi (job instruction), che fungono da riferimento per i successivi miglioramenti.<\/p>\n<p>Mappare significa:<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">1) rappresentare visivamente lo stato corrente, &#8220;as is&#8221;, attraverso ad esempio strumenti quali le SWIMLANE o MAKIGAMI. In un\u2019unica vista si vedono gli attori coinvolti, le azioni di dettaglio che questi compiono e i principali parametri di performance del processo;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">2) la definizione del processo &#8220;to be&#8221; migliorato;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">3) il piano di azioni per passare da \u201cas is\u201d a \u201cto be\u201d (utilizzando degli <a href=\"https:\/\/istitutolean.it\/il-metodo-a3\/\"><em><strong>A3<\/strong><\/em><\/a>);<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">4) l&#8217;aggiornamento degli standard di lavoro in funzione del nuovo processo disegnato (<em><strong>Job instruction<\/strong><\/em>).<\/p>\n<hr \/>\n<h2>TRACCIARE LA FORMAZIONE DEL PERSONALE<\/h2>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"data:image\/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP\/\/\/yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7\" data-src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Job-Instructions-Istituto-Lean-Management.jpg\" class=\"wp-image-7205 alignright lazyload\" alt=\"\" width=\"217\" height=\"362\"><noscript><img decoding=\"async\" class=\" wp-image-7205 alignright\" src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Job-Instructions-Istituto-Lean-Management.jpg\" alt=\"\" width=\"217\" height=\"362\"><\/noscript><\/p>\n<p>Una delle linee strategiche di IGB si chiama \u201c<strong>l\u2019azienda la fanno le persone<\/strong>\u201d.<br \/>\nLa crescita e la formazione di tutto il personale \u00e8 diventata una colonna portante dell&#8217;organizzazione stessa. La trasmissione delle competenze relative alle nuove job instruction avviene utilizzando l\u2019approccio del Training Within Industry (TWI) per assicurare il reale apprendimento.<\/p>\n<p>Per tracciare la diffusione delle competenze hanno anche sviluppato un software in grado di:<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">1) registrare le mappature del processo;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">2) associare le job instruction a ogni step;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">3) associare le job instruction ad ogni persona che dovrebbe essere formata<br \/>\nin base ai ruoli;<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">4) visualizzare il livello di formazione per ciascuna job instruction.<\/p>\n<hr \/>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"data:image\/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP\/\/\/yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7\" data-src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-300x182.jpg\" class=\"alignnone wp-image-7207 aligncenter lazyload\" alt=\"\" width=\"832\" height=\"505\"><noscript><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-7207 aligncenter\" src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-300x182.jpg\" alt=\"\" width=\"832\" height=\"505\" srcset=\"https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-300x182.jpg 300w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-600x363.jpg 600w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-1024x620.jpg 1024w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Manuale-della-qualita-Istituto-Lean-Management-1320x799.jpg 1320w\" sizes=\"(max-width: 832px) 100vw, 832px\" \/><\/noscript><\/p>\n<p>I processi presenti in una organizzazione arrivano a essere centinaia.<\/p>\n<p><strong>Un lavoro di mappatura come iniziato da IGB non sarebbe possibile se non coinvolgendo tutte le risorse al loro livello di responsabilit\u00e0<\/strong>. Solo con un approccio distribuito, inoltre, \u00e8 possibile sostenere l\u2019aggiornamento delle pratiche in funzione dei miglioramenti individuati o dei cambiamenti nel contesto.<\/p>\n<p>IGB \u00e8 in piena fase di transizione. Il travaso del manuale nel nuovo approccio \u00e8 ben lontano dall\u2019essere terminato, ma gi\u00e0<strong> sono emersi moltissimi spunti di miglioramento<\/strong> e ottimizzazione, distribuiti a ogni livello. <strong>Gli spunti verranno gestiti direttamente dai responsabili dei processi e dai loro team.<\/strong><\/p>\n<p>In questi giorni, infine, il nuovo approccio sta affrontando il primo banco di prova: la visita ispettiva (virtuale) di uno degli enti certificatori. Le reazioni degli ispettori sono state diverse: alcuni inizialmente critici e sospettosi, altri da subito entusiasti.<\/p>\n<p>Per entrambi, subito o dopo poco, emerge la consapevolezza di avere a che fare con un sistema vivo e vitale, pi\u00f9 agile di qualsiasi manuale perch\u00e9 integrato nelle routine quotidiane reali di ciascuno nell\u2019organizzazione, dalla direzione all\u2019apprendista.<\/p>\n<p>Quindi, cosa aspettate a far diventare realt\u00e0 quella che spesso \u00e8 solo teoria nel manuale della qualit\u00e0?<\/p>\n<hr \/>\n<hr \/>\n<p style=\"text-align: center;\">L&#8217; AUTORE<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"data:image\/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP\/\/\/yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7\" data-src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-300x300.jpg\" class=\"alignnone wp-image-6521 aligncenter lazyload\" alt=\"\" width=\"289\" height=\"289\"><noscript><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-6521 aligncenter\" src=\"https:\/\/istitutolean.it\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-300x300.jpg\" alt=\"\" width=\"289\" height=\"289\" srcset=\"https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-350x350.jpg 350w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2-600x600.jpg 600w, https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Matteo-Consagra-Istituto-Lean-Management2.jpg 729w\" sizes=\"(max-width: 289px) 100vw, 289px\" \/><\/noscript><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>Matteo Consagra, Lean Coach, Istituto Lean Management<\/strong><\/p>\n<hr \/>\n<hr \/>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong><a href=\"https:\/\/istitutolean.it\/contatti\/\"><em>per informazioni contattaci cliccando qui<\/em><\/a> <\/strong>oppure scrivici a: <em><a href=\"mailto:info@istituto-lean.it\">info@istituto-lean.it<\/a><\/em><\/p>\n<p>Se vuoi leggere ulteriori articoli di approfondimento sulle tematiche lean e rimanere aggiornato sulle attivit\u00e0 dell&#8217;Istituto Lean Management\u00a0 <strong>iscriviti alla nostra Newsletter <\/strong>compilando il modulo qui sotto.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><script>(function() {\n\twindow.mc4wp = window.mc4wp || {\n\t\tlisteners: [],\n\t\tforms: {\n\t\t\ton: function(evt, cb) {\n\t\t\t\twindow.mc4wp.listeners.push(\n\t\t\t\t\t{\n\t\t\t\t\t\tevent   : evt,\n\t\t\t\t\t\tcallback: cb\n\t\t\t\t\t}\n\t\t\t\t);\n\t\t\t}\n\t\t}\n\t}\n})();\n<\/script><!-- Mailchimp for WordPress v4.14.1 - https:\/\/wordpress.org\/plugins\/mailchimp-for-wp\/ --><form id=\"mc4wp-form-1\" class=\"mc4wp-form mc4wp-form-3066\" method=\"post\" data-id=\"3066\" data-name=\"newsletter\" ><div class=\"mc4wp-form-fields\"><p>\r\n    <label><input type=\"text\" name=\"FNAME\" placeholder=\"Nome\"><\/label>\r\n<\/p>\r\n<p>\r\n    <label><input type=\"text\" name=\"LNAME\"placeholder=\"Cognome\"><\/label>\r\n<\/p>\r\n<p>\r\n\t<label> <input type=\"email\" name=\"EMAIL\" placeholder=\"Il tuo indirizzo email\" required \/><\/label>\r\n<\/p>\r\n<p>\r\n    <label>\r\n        <input name=\"AGREE_TO_TERMS\" type=\"checkbox\" value=\"1\" required=\"\"> <a href=\"https:\/\/www.iubenda.com\/privacy-policy\/44208001\" target=\"_blank\">Ho letto e accetto le condizioni sulla privacy<\/a>\r\n    <\/label>\r\n<\/p>\r\n<p>\r\n\t<input type=\"submit\" value=\"Iscriviti\" \/>\r\n<\/p><\/div><label style=\"display: none !important;\">Lascia questo campo vuoto se sei umano: <input type=\"text\" name=\"_mc4wp_honeypot\" value=\"\" tabindex=\"-1\" autocomplete=\"off\" \/><\/label><input type=\"hidden\" name=\"_mc4wp_timestamp\" value=\"1791536935\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_mc4wp_form_id\" value=\"3066\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_mc4wp_form_element_id\" value=\"mc4wp-form-1\" \/><div class=\"mc4wp-response\"><\/div><\/form><!-- \/ Mailchimp for WordPress Plugin --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>75.508. 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