{"id":7152,"date":"2021-03-10T07:00:17","date_gmt":"2021-03-10T07:00:17","guid":{"rendered":"https:\/\/istitutolean.it\/?p=7152"},"modified":"2021-03-08T06:22:14","modified_gmt":"2021-03-08T06:22:14","slug":"pulizia-dalle-interruzioni-la-tecnica-del-pomodoro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/pulizia-dalle-interruzioni-la-tecnica-del-pomodoro\/","title":{"rendered":"Pulizia dalle interruzioni: la tecnica del pomodoro"},"content":{"rendered":"

Quanto spesso ci capita di non essere produttivi a causa di continue interruzioni di colleghi, telefoni che suonano, mail e interruzioni di ogni tipo? <\/strong>Oppure arrivare a fine giornata avendo l\u2019impressione di non aver combinato nulla a causa dei continui passaggi da un\u2019attivit\u00e0 all\u2019altra?<\/strong><\/p>\n

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Autore: Alessio Chemello, Lean Coach, Istituto Lean Management.<\/em><\/p>\n

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La tecnica del pomodoro, creata da Francesco Cirillo ormai 40 anni fa, ci pu\u00f2 venire in aiuto in modo semplice ed efficace (Il nome deriva dal pomodoro che l\u2019inventore della tecnica usava come timer).<\/p>\n

How to – Come funziona in pratica.
\n25+5<\/h2>\n

Si lavora su un’unica attivit\u00e0 per 25 minuti e poi si fa una pausa di 5 minuti. Dopo 4 ripetizioni si fa una pausa pi\u00f9 lunga, di 15 \u2013 30 minuti.<\/p>\n

1) Preparazione – Plan<\/em><\/h3>\n

Prima di partire con la sessione da 25 minuti vanno definite le attivit\u00e0 che vogliamo portare a termine nella giornata, se necessario vanno suddivise in sotto attivit\u00e0 che si possano svolgere in 25 minuti e va infine creata una lista per monitorare l\u2019avanzamento dei lavori.<\/p>\n

Gi\u00e0 questo porta ad un primo risultato, porsi degli obiettivi concreti<\/strong> e iniziare a stimare il tempo per il loro raggiungimento. Spesso viene saltato questo passaggio fondamentale ci si buttia subito nell\u2019operativit\u00e0, con il rischio di perdere la visione d\u2019insieme del progetto, delle attivit\u00e0 e le relative priorit\u00e0.<\/p>\n

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2) 25 minuti di lavoro – One piece flow<\/em><\/h3>\n

Creata la lista e definita la prima attivit\u00e0 sulla quale si vuole lavorare<\/strong> si imposta il primo timer e si inizia con la prima sessione di lavoro, l\u2019obiettivo \u00e8 di mantenere alta la concentrazione e lavorare a flusso su un unico elemento, eliminando le interruzioni e distrazioni per 25 minuti.<\/p>\n

Questo non \u00e8 sempre facile o possibile, se al lavoro si \u00e8 contattati\/interrotti da colleghi o clienti cosa si pu\u00f2 fare?<\/strong> Non possiamo evitare di rispondere.<\/p>\n

Il suggerimento \u00e8 questo: informiamo la persona<\/strong> che ci ha contattato che stiamo lavorando ad un altro compito, capiamo se effettivamente c\u2019\u00e8 urgenza<\/strong> e in alternativa (dovrebbe corrispondere alla maggior parte dei casi) definiamo quando ci possiamo liberare per essere a disposizione di chi ci ha contattati.<\/p>\n

Durante il lavoro scriviamo tutte le interruzioni e le distrazioni in un foglio che utilizzeremo a fine giornata per fare hansei.<\/p>\n

Quando suona il timer segnamo le attivit\u00e0 completate.<\/p>\n

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3) 5 minuti di pausa –\u00a0Fare pause spesso per lavorare di pi\u00f9<\/em>.<\/h3>\n

Durante la pausa non si controllano le mail non si telefona ai colleghi e clienti che ci hanno cercato, queste attivit\u00e0 vanno inserite in uno dei successivi blocchi di 25 minuti. Se non possiamo rispondere alle telefonate e alle mail cosa si fa durante i 5 minuti di pausa?
\nPausa.<\/p>\n

L\u2019ideale sarebbe spendere quei 5 minuti senza controllare i cellulare o usare il pc.<\/p>\n

Possibilmente alzandoci dalla postazione di lavoro e camminando un po\u2019, o facendo attivit\u00e0 rilassanti, l\u2019obiettivo di quei 5 minuti \u00e8 quello di riposarci e ricaricarci<\/strong> al fine di essere performanti al \u201cpomodoro\u201d successivo. Non dobbiamo fare pause a fine giornata perch\u00e9 siamo stanchi ma dobbiamo fare pause frequenti per non stancarci.<\/p>\n

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4) Hansei<\/h2>\n

A fine giornata si controlla la lista, si vede quante attivit\u00e0 sono state completate<\/strong>, se si sono rispettati i tempi<\/strong>, quante interruzioni e distrazioni ci sono state.<\/p>\n

Un\u2019attenta analisi di questi indicatori servir\u00e0 per imparare a programmare in modo migliore le giornate successive.<\/p>\n

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Vantaggi<\/h2>\n
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  1. Pianificare e ripianificare<\/strong>: pianificare le attivit\u00e0 e poi ad ogni pausa controllare se stiamo rispettando le scadenze quindi ripianificare in base a quanto effettivamente siamo riusciti a fare, si potrebbe paragonare ad un versione accelerata della metodologia SCRUM con sprint da 25 minuti.<\/li>\n
  2. Crea urgenza<\/strong>, sappiamo che quando abbiamo tanto tempo a disposizione le attivit\u00e0 si dilatano e prendono pi\u00f9 del tempo del necessario con 25 minuti a disposizione non c\u2019\u00e8 tempo da perdere bisogna andare subito al dunque.<\/li>\n
  3. \u00c8 dimostrato che con il multitasking c\u2019\u00e8 un perdita di produttivit\u00e0<\/strong> (40% o pi\u00f9 a seconda dei contesti e delle ricerche svolte) lavorare su un unico argomento alla volta aumenta l\u2019efficienza e riduce lo stress.<\/li>\n
  4. Distinzione netta tra le attivit\u00e0<\/strong>: quando si lavora si lavora quando si fa pausa ci si fa pausa, evitando quella zona grigia dove si rallenta, non si \u00e8 particolarmente concentrati e performanti ma nemmeno ci si riposa.<\/li>\n
  5. Hansei e PDCA<\/strong>, anche questa tecnica ci pu\u00f2 dare molti spunti di riflessione:
    \na. Sto sfruttando al meglio il mio tempo?
    \nb. Come posso pianificare meglio?
    \nc. Riesco a stimare correttamente le durate delle attivit\u00e0?
    \nd. Quali sono le interruzioni pi\u00f9 frequenti?
    \ne. Riesco a distinguere le urgenze dalle attivit\u00e0 che possono essere posticipate?
    \nf. Come posso organizzarmi per poter lavorare meglio domani?<\/li>\n<\/ol>\n
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    Applicazioni<\/h2>\n
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      In azienda<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      Consiglio spesso questa tecnica nelle aziende nelle quali lavoriamo, soprattutto quando a colpo d\u2019occhio si vede che le interruzioni sono impattanti.<\/p>\n

      Come prima fase si misurano le interruzioni<\/strong>, si identificano quelle oggettivamente non procrastinabili, questo serve per avere consapevolezza del problema, poi si applica la tecnica, con le varie personalizzazioni necessarie (ad es. tempi riadattati).<\/p>\n

      I risultati sono sempre molto positivi, diversa gestione delle urgenze minor impatto delle interruzioni miglior produttivit\u00e0, collaboratori meno stressati.<\/p>\n

      Uno degli effetti pi\u00f9 interessanti il cambio culturale<\/strong>, non solo in chi applica la tecnica ma anche in chi si trova ad interagire con loro, si trovano canali diversi di comunicazione, orari predefiniti per lo scambio di informazioni o per incontri, e si stimola il problem solving diffuso<\/strong>.<\/p>\n

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        A scuola<\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n

        Infine un\u2019applicazione sperimentata con successo in prima persona che ha riguardato alcuni corsi di formazione a distanza per neodiplomati presso alcuni Istituti Tecnici Superiori.<\/p>\n

        La criticit\u00e0 era quella di mantenere alta l\u2019attenzione dei corsisti con lezioni in remoto da 6 ore<\/strong>.<\/p>\n

        Alla proposta di testare l\u2019applicazione la risposta dei ragazzi \u00e8 stata unanime, \u201cmai dire di no ad una pausa in pi\u00f9\u201d, ma in realt\u00e0 il successo non si \u00e8 misurato nei 5 minuti di pausa ma nei 25 di lavoro.<\/p>\n

        L\u2019attenzione \u00e8 stata molto pi\u00f9 alta sono stati maggiori gli interventi<\/strong> dei e alla fine del corso anche la soddisfazione per la materia e la modalit\u00e0 sono state molto positive con la richiesta di proporre il metodo anche agli altri docenti.<\/p>\n

        Come risultato aggiuntivo i ragazzi hanno iniziato ad applicare il metodo allo studio individuale e alle attivit\u00e0 di team work con feedback molto positivi.<\/p>\n

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        L’AUTORE<\/p>\n

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        Alessio Chemello, Lean Coach, Istituto Lean Management<\/strong><\/p>\n

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        Le interruzioni sono un problema?<\/h4>\n

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