{"id":6973,"date":"2021-03-08T08:00:38","date_gmt":"2021-03-08T08:00:38","guid":{"rendered":"https:\/\/istitutolean.it\/?p=6973"},"modified":"2021-03-09T08:27:36","modified_gmt":"2021-03-09T08:27:36","slug":"i-3-elementi-fondamentali-per-costruire-powerpoint-efficaci-che-vengono-letti-ascoltati-e-capiti-veramente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.istitutolean.it\/new\/i-3-elementi-fondamentali-per-costruire-powerpoint-efficaci-che-vengono-letti-ascoltati-e-capiti-veramente\/","title":{"rendered":"I 3 elementi fondamentali per costruire PowerPoint efficaci che vengono letti, ascoltati e capiti veramente"},"content":{"rendered":"

Quanto tempo passi ogni mese a creare presentazioni e report che nessuno legge? <\/strong>Ti capiamo bene, \u00e8 davvero frustrante perdere tempo quando avresti altre 100 attivit\u00e0 da seguire.<\/strong><\/p>\n

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Autore: Anna Tagliapietra, Lean Coach, Istituto Lean Management.<\/em><\/p>\n

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Questo articolo non ti racconta come allineare gli elementi, o fare animazioni (che comunque sarebbe meglio evitare), ma ti elenca quegli elementi fondamentali per creare slide efficaci e gestire una presentazione che ottiene il risultato voluto.<\/p>\n

Gli elementi sono:<\/p>\n

1.\u00a0 Contesto
\n2.\u00a0 Audience
\n3.\u00a0 Pulizia<\/p>\n

Creare e condividere presentazioni efficaci \u00e8 anche un modo per rispettare i 5 Principi Lean diffusi da Womack e Jones nel ben noto \u201cLean Thinking\u201d:<\/p>\n

1. Valore dal punto di vista del Cliente<\/strong>
\nUna presentazione deve aiutare chi riceve il messaggio a prendere delle decisioni giuste e ragionate; per questo sia il contenuto che il formato devono essere definiti dai suoi requisiti non da quello che noi autori pensiamo sia utile o interessante.<\/p>\n

2. Eliminare gli Sprechi<\/strong>
\nTogliere tutto quello che non \u00e8 strettamente necessario riduce i tempi di esecuzione e la possibilit\u00e0 di difetti e rilavorazioni.<\/p>\n

3. Flusso<\/strong>
\nStandard: reinventare la ruota ad ogni report o PowerPoint non ci aiuter\u00e0 a fare bella figura, ma solo a sentirci pi\u00f9 frustrati quando ci renderemo conto che abbiamo solo \u201cperso tempo\u201d.<\/p>\n

4. Pull<\/strong>
\nAnche le informazioni possono essere \u201ctirate\u201d dal Cliente e messe a disposizione come servono e quando servono.<\/p>\n

5. Miglioramento continuo<\/strong>
\nSmettere di pensare che \u201csono loro che non capiscono\u201d e accettare che siamo noi a non esserci spiegati ci d\u00e0 un\u2019occasione meravigliosa di riflettere e migliorare continuamente il nostro processo per tendere alla perfezione.<\/p>\n

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Cos\u2019\u00e8 una presentazione?<\/h2>\n

Sembra una domanda trabocchetto, ma in realt\u00e0 sono poche le persone che si fermano a pensarci davvero.<\/p>\n

Fare una presentazione significa portare il nostro interlocutore dal punto A nel quale \u00e8 ora al punto B che \u00e8 dove vogliamo che arrivi alla fine del nostro intervento.<\/strong>
\nA e B sono credenze, conoscenze, decisioni che vanno prese, ed il nostro intervento serve a riempire lo spazio che c\u2019\u00e8 tra quello che sanno ora e quello che vogliamo che sappiano dopo.
\nImmaginali come due quadrati, uno grigio e uno rosso, tra i quali tu costruisci una strada slide dopo slide.<\/p>\n

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La maggior parte delle presentazioni che vedo da 15 anni a questa parte cercano disperatamente di ottenere questo risultato sovrapproducendo informazioni da una slide all\u2019altra seguendo una logica che solo l\u2019autore percepisce.<\/p>\n

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In questo articolo capirai come assicurarti che la tua prossima presentazione assomigli molto pi\u00f9 a questo percorso nella figura qui sotto!<\/p>\n

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1. Contesto<\/h3>\n

La differenza tra comunicazione e conversazione \u00e8 che la prima ha un obiettivo, uno scopo preciso, la seconda solo a sfogarsi o creare un rapporto.<\/p>\n

Lo scopo di una presentazione aziendale \u00e8 fornire al management informazioni necessarie<\/strong> a prendere una decisione<\/strong>, o avvalorare con i dati una nostra scelta (es. prodotto da eliminare, progetto di miglioramento da sponsorizzare, ecc).<\/p>\n

Ma non tutte le presentazioni sono uguali!
\nEcco, quindi, perch\u00e9 il primo elemento da prendere in considerazione \u00e8 il contesto<\/strong>.<\/p>\n

\u2022 A cosa serve questa presentazione?
\n\u2022 Quanto tempo hai a disposizione?
\n\u2022 Quante persone ci saranno?
\n\u2022 Il momento \u00e8 formale o informale?<\/p>\n

Queste domande ti guideranno nel decidere il numero di slide, il livello di dettaglio nel quale scendere, il linguaggio che userai (e anche se metterti in giacca e cravatta o meno).<\/p>\n

Il primo punto \u00e8 particolarmente importante. Secondo la teoria dei Jobs to be done<\/strong> (Clayton Christensen) le persone non comprano un prodotto per il prodotto in s\u00e9, ma per il compito che quel prodotto permette loro di portare a termine.<\/p>\n

Funziona nello stesso identico modo quando si tratta di una presentazione in PowerPoint: le slide che prepari non sono quello che il manager o il cliente compra, ma sono lo strumento che loro acquistano per prendere delle decisioni, dimostrare una tesi, aumentare la loro reputazione<\/strong>.<\/p>\n

Calarti nei panni del tuo cliente interno e capire qual \u00e8 il compito che le tue slide gli permettono di portare a termine, ti guideranno a selezionare le informazioni migliori ed a soddisfarlo completamente.<\/p>\n

In termini Lean diremmo che prima di metterti al computer devi pensare a cosa \u00e8 di Valore per il cliente, raccogliendo i suoi requisiti per non sovrapprodurre e sovraelaborare inutilmente l\u2019informazione che stai creando.<\/p>\n

Il tuo manager non ti d\u00e0 queste informazioni? Vai a gemba e parla con le persone! Nessuno ti impedisce di chiedergli dettagli nel momento in cui ti affida il compito: quante slide? Quale formato? Template corporate o qualcosa di pi\u00f9 snello? I dati degli ultimi 10 anni o bastano quelli dello scorso trimestre?
\nParla con le altre persone convocate alla riunione e chiedi loro se sanno qual \u00e8 l\u2019obiettivo principale, il risultato che si vuole ottenere, chi sono gli interlocutori.<\/p>\n

2. Audience<\/h3>\n

Il pubblico \u00e8 tutto.
\n\u00c8 lui che devi guidare dal punto A al punto B e non puoi farlo senza avere chiaro cosa sa ora, quali sono le sue resistenze, il suo livello di competenza.<\/p>\n

In molti post e articoli leggo che per fare una presentazione efficace bisogna evitare termini tecnici. Falso.<\/p>\n

Se il tuo pubblico (possono anche essere semplicemente due colleghi) \u00e8 composto da professionisti, evitare il linguaggio tecnico ti far\u00e0 sembrare solamente meno preciso.<\/p>\n

Investi almeno 15 minuti ad elencare su un foglio quali sono le obiezioni che ti aspetti e le domande che potrebbero farti, e struttura la presentazione per smontarle una dopo l\u2019altra seguendo un filo logico preciso e limpido.<\/p>\n

3. Evita l\u2019eccessivo carico cognitivo facendo pulizia<\/h3>\n

Se in qualche slide ti viene il dubbio se toglierla o tenerla, toglila.<\/p>\n

L\u2019ansia da spazio bianco nelle slide lo paragono sempre al terrore che in molti hanno delle pause quando parlano in pubblico.<\/p>\n

Lo spazio bianco sono le pause nella tua presentazione.<\/strong>
\nMette in evidenza i dati, conferisce pathos, alleggerisce il carico cognitivo<\/strong>.<\/p>\n

Ogni volta che mostriamo dei dati al nostro pubblico lo stiamo costringendo a fare uno sforzo mentale<\/strong>: questo \u00e8 il carico cognitivo.
\nAbbiamo una finestra di 3 \u2013 8 secondi nella quale il nostro interlocutore decide se continuare a prestarci attenzione o smettere di guardare.
\nIl tuo compito, dunque, \u00e8 togliere tutto ci\u00f2 che non \u00e8 strettamente necessario<\/strong> alla trasmissione del tuo messaggio.<\/p>\n

Ricorda sempre che qualcosa di complesso da guardare viene percepito immediatamente come difficile da fare.<\/p>\n

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Pensa prima di aprire PowerPoint<\/h2>\n

Prima di accendere il computer prendi un pacchetto di Post It e crea lo Storyboard.
\nImmagina di dover portare il tuo pubblico da A a B in 3 passaggi: quali sono?<\/p>\n

Ogni discorso efficace ha dei nodi, che sono i concetti chiave che vuoi sviluppare in una sequenza logica di quindi<\/em><\/strong>. Un crescendo di informazioni che si chiude con una sola decisione possibile: quella che tu stai proponendo.<\/p>\n

Lo Storyboard ti aiuta anche nella fase di esposizione perch\u00e9 fissa nella tua mente quei tre o quattro punti fondamentali che sarai in grado di raccontare anche se succedesse (e succede) un disastro tecnologico come proiettore che non funziona, connessione che salta, telecomando per le slide senza batteria.<\/p>\n

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Applica le 5S alle tue slide<\/h2>\n

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I miei comandamenti:<\/p>\n

\u2022 Usa una sola font in due pesi (grassetto e leggero) e dimensioni (titolo e corpo)
\n\u2022 NON usare le caselle di testo, ma lavora con i layout delle slide
\n\u2022 Scegli uno stile e portalo avanti in tutte le slide
\n\u2022 Avrai una e una sola animazione a disposizione e si chiama \u201ctutto insieme\u201d
\n\u2022 Il testo non pu\u00f2 essere pi\u00f9 piccolo di 14pt
\n\u2022 Se una informazione \u00e8 inutile, buttala (non ti affezionare)
\n\u2022 I puntini di sospensione si usano solo nelle lettere d\u2019amore
\n\u2022 Controlla l\u2019ortografia
\n\u2022 Controlla l\u2019ortografia
\n\u2022 Controlla l\u2019ortografia (perch\u00e9, \u00e8 non e\u2019)<\/p>\n

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Pulisci i grafici<\/h2>\n

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Il carico cognitivo \u00e8 pericoloso soprattutto nella visualizzazione dei dati, che \u00e8 uno degli aspetti che nella quasi totalit\u00e0 delle organizzazioni in cui lavoro \u00e8 completamente ignorato.<\/p>\n

I grafici ed i dati sono, spesso, il momento in cui nascono discussioni infinite che mandano a monte riunioni, decisioni, ore di lavoro preliminare.<\/p>\n

La regola aurea nel preparare una presentazione con i dati \u00e8: non inserire nessun numero che non sei perfettamente in grado di giustificare e spiegare.<\/p>\n

Perch\u00e9 \u00e8 esattamente il numero o il dato che l\u2019interlocutore ti chieder\u00e0.
\n(E magari non \u00e8 nemmeno importante ai fini della presentazione).<\/p>\n

Come responsabili del miglioramento dei processi siamo innamorati dei nostri numeri che dimostrano la riduzione dei tempi, la vittoria sulla variabilit\u00e0, la capacit\u00e0 aumentata grazie agli standard work.<\/p>\n

Ma sono i nostri<\/strong> numeri.<\/p>\n

L\u2019analisi dei dati ha due fasi:<\/p>\n

\u2022 analisi esplorativa<\/strong>: \u00e8 quella dove giriamo e rigiriamo i database creando Box Plot, carte di controllo, test delle ipotesi con annesse verifiche dei residui.<\/p>\n

\u2022 Analisi esplicativa<\/strong>: \u00e8 la selezione delle informazioni strettamente necessarie al nostro interlocutore per prendere le decisioni giuste.
\nE per farlo il consiglio \u00e8 eliminare qualsiasi visualizzazione che non facilmente comprensibile \u2013 il livello lo stabilisce l\u2019audience.<\/p>\n

Una volta scelti i grafici da tenere, rendili il pi\u00f9 leggibili possibile togliendo i contorni, usando i colori in modo chiaro per specificare le categorie e allineando il testo.<\/p>\n

Ricorda sempre che leggiamo da sinistra verso destra e dall\u2019alto verso il basso, e questo vale anche per le slide e per gli elementi di un grafico.<\/p>\n

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Conclusioni<\/h2>\n

Troppo spesso sottovalutiamo il peso dell\u2019estetica dell\u2019informazione pensando che tutti riusciranno ad arrivare alla sostanza, purtroppo la parte del cervello con la quale il nostro interlocutore percepisce la presentazione \u00e8 quella rettile.<\/p>\n

Che smette di ascoltare quando pensa che sia troppo complessa.
\nChe viene attirata da dettagli a caso se non \u00e8 guidata da una sequenza chiara, semplice ed emozionante.<\/p>\n

Puoi continuare a pensare che sono loro che non capiscono, oppure cominciare a fare slide e presentazioni che ottengono esattamente il risultato che tu vuoi.<\/p>\n

PS. Questo articolo non ha la presunzione di essere esaustivo, i temi che abbiamo trattato sono alla base di moduli formativi che durano decisamente pi\u00f9 di questi scroll, ma in attesa di poter partecipare ad uno di questi ti consigliamo di leggere \u201cData Storytelling<\/em><\/a>\u201d di Nussbaumer \u2013 Knaflic.<\/p>\n

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L’ AUTORE<\/p>\n

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Anna Tagliapietra, Lean Coach, Istituto Lean Management<\/strong><\/p>\n

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